【初心者必見!花見の幹事】上司に喜ばれる役割や必要な事前準備とは?必需品や段取りについても調べてみた!

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お花見の準備について
会社のお花見で幹事に指名されたら、まずはじめに何から準備すれば良いのでしょうか?

 

 

 

1. お花見の日程決定&ご案内メールの送信

毎年 4月の最初の1週目でお花見の日程を組んでいる会社が多いのではないでしょうか。
前年のお花見を参考に日程を組んだら、1ヶ月ほど前に ご案内メールを対象者(全社、部単位、等)に一斉送信で出しておきましょう。

 

~~~~~ご案内メール例~~~~~~~~

表題:社内お花見のご案内2017年

各位

お疲れさまです。△△部の○×です。
今年もこの季節がやってまいりました。
毎年春の恒例行事「お花見」を今年も開催いたします。

つきましては多くの皆様のご参加をお待ちしております。

 

——————-記———————

日時:●月●日(●)午後●時より開催
(お仕事の都合、遅れての参加もOKです)
場所:○○公園○○付近
(毎年恒例の場所です。分からない方は幹事までお問い合わせください)
参加費用:○○円
(お酒の持ち込み、差し入れも大歓迎です!)

※当日、新入社員も参加しますので、自己紹介も兼ねて何かゲームなどのアイテムを持参しようかと思っています。
何かアイディアがあれば、幹事までご一報ください。

食料と場所の準備の都合、○日までに参加人数を各部署ごとにまとめてご連絡いただけますと幸いです。
幹事○×宛(〇△□@ABCD.COM)にメールをお願いします。

△△部 ○×

~~~~~~~~~~~~~~~~~~

 

 

2. お花見の必需品を揃える

直前で慌てないよう、早めにお花見に使えそうなアイテムをいち早く用意しておきましょう。
毎年、お花見シーズンになると品薄になる商品が大体決まっていますので、(アウトドア商品など)先手を打っておきましょう。

◆レジャーシート
◆大きめの紙とマジック
◆ガムテープ
◆折り畳みチェア
◆折り畳みテーブル
◆ごみ袋
◆ ウェットティッシュ
◆防寒グッズ(ストール、カイロ)
◆ライト

 

3.花見幹事の一番の腕の見せどころは…「場所取り」です!

お花見はなんといっても場所取りが重要で、
幹事さんも一番気を遣い、頭を悩ませます。

一般的に場所取りをする前に、『場所取りの下見』を行います。
毎年、ほぼ同じ場所で花見をする場合は別ですが、もっといい場所を開拓したいなら下記のチェック項目を参考に、最適の場所を下見してきてください。

・トイレまでの距離(近すぎは不評、お花見シーズンは簡易トイレが設置されるので要注意)

・砂利や木の切り株などで凸凹した地面でないか(長時間座ることも想定して)

・通路ではないか、露店が出店するエリアではないか、肝心な桜を鑑賞できる場所か(桜の見られないところに場所取りしても意味がありません)

 

お花見当日は。

①開始時間前後で、参加者がある程度揃ったら始めましょう!
・開会の挨拶(気の利いた、面白い開会の挨拶を心がけましょう)
・乾杯の挨拶(先輩や上司に事前に依頼しておきます)

 

②お酒・お食事をしながら、進行してOK。
・新入社員の紹介 (余興のなかに組み込むのも可)
・余興(自己紹介ゲーム・歌など)

 

③2時間ほど経ったら、お開きとなります。
・閉会の挨拶(幹事を無事に務められた、感謝の気持で。上司の参加が多い場合ここでも〆の挨拶を依頼しておきます)

 

まとめ。
基本的に当日の流れは上記のように進めてもらえば問題ないです。
あとは、幹事のサプライズとして誕生日の人をお祝いするなど、お楽しみの催しを加えて下さい。

任されたお花見幹事を成功させるには「お・も・て・な・し」の気持ちが最も大切です!
参加者に楽しんでもらうにはどうしたら良いかをしっかり考え準備していきましょう!

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